Księgowa rutyna przechodzi na automat. Trzy na cztery biura rachunkowe automatyzują codzienną pracę
Automatyzacja jest już częścią codziennej pracy wielu biur rachunkowych. Pokazuje to analiza sposobu korzystania z programów InsERT nexo, oparta na danych z kilkudziesięciu tysięcy podmiotów korzystających z zewnętrznej obsługi księgowej. Aż 74,1 proc. biur wykorzystuje automatyzację przy podstawowych, powtarzalnych czynnościach, takich jak dekretacja dokumentów, generowanie plików do Płatnika czy naliczanie składek ZUS. Najczęściej są to gotowe mechanizmy, które mogą wykonywać te same zadania przy obsłudze wielu klientów.Automatyzacja księgowości, kadr i płac
Automatyzacja nie kończy się na typowych czynnościach księgowych. W obszarze kadr i płac korzysta z niej 48,9 proc. analizowanych biur rachunkowych. Jednym z zastosowań jest automatyczne uruchamianie kolejnych działań po zatwierdzeniu listy płac.
Automatyzację tych zadań realizują programy z rodziny InsERT nexo. Rachmistrz nexo PRO służy do prowadzenia uproszczonej księgowości, Rewizor nexo PRO – ksiąg handlowych, a Gratyfikant nexo PRO – do obsługi kadr i płac. Całość spina Biuro nexo, które automatyzuje pracę na wielu obsługiwanych podmiotach i pozwala wykonywać operacje zbiorcze. Moduł Automatyzacja pozwala określić zdarzenie, po którym system sam uruchamia kolejne czynności.
Dobrym przykładem jest amortyzacja środków trwałych. Po jej naliczeniu automat może utworzyć zbiorczy dokument amortyzacji. Jedna reguła może w ten sposób obsługiwać wiele podmiotów prowadzonych przez biuro w ramach jednego miesiąca rozliczeniowego.
Automatyzacja w praktyce biura rachunkowego
– Biuro nexo jest niezbędne do efektywnego zarządzania biurem rachunkowym. Automatyzuje naszą pracę i ułatwia obsługę wielu klientów w systemach InsERT nexo. Usprawnia komunikację z nimi, udostępniając specjalny portal. Program wykorzystujemy m.in. do zbiorczej obsługi deklaracji klientów. Od kiedy korzystamy z Biuro nexo, o ponad połowę skrócił się czas, jaki poświęcamy na wysyłkę setek deklaracji – mówi Maksymilian Lewandowski, prokurent/zarządzający ds. relacji w Clever Investment.
Clever Investment korzysta z rozwiązań InsERT nexo w różnych obszarach pracy biura i obsługi klientów. Rewizor nexo PRO wykorzystuje do prowadzenia ksiąg handlowych i księgowania na podstawie schematów dekretacji, Rachmistrza nexo PRO – do uproszczonej księgowości, a Gratyfikanta nexo PRO – do obsługi kadrowo-płacowej. Biuro nexo pozwala natomiast wykonywać zbiorczo operacje dla wielu obsługiwanych podmiotów.
Gotowe automaty zamiast indywidualnych reguł
Doświadczenie Clever dobrze ilustruje sposób korzystania z automatyzacji widoczny w danych InsERT. Własne, indywidualnie skonfigurowane reguły wykorzystuje tylko 7,8 proc. analizowanych biur rachunkowych. Zdecydowana większość korzysta z gotowych mechanizmów systemowych, które pozwalają wykonywać te same powtarzalne czynności dla wielu klientów.
– W biurze rachunkowym największą wartość daje automatyzacja zadań, które powtarzają się przy obsłudze wielu klientów. Raz skonfigurowany mechanizm może wykonywać te same czynności dla kolejnych podmiotów, dzięki czemu efekt automatyzacji skaluje się wraz z liczbą obsługiwanych firm. Nasze dane pokazują, że biura najczęściej korzystają właśnie z takich gotowych mechanizmów systemowych, a znacznie rzadziej tworzą indywidualne automatyzacje. W praktyce technologia przejmuje część powtarzalnych czynności, a pracownicy mogą poświęcić więcej czasu zadaniom wymagającym ich wiedzy i doświadczenia – mówi Igor Bernakiewicz, starszy menedżer w dziale rozwoju InsERT.
Przy obsłudze wielu klientów nawet niewielka liczba powtarzalnych czynności oznacza setki operacji wykonywanych każdego miesiąca. Automatyzacja pozwala przenieść znaczną część tej rutyny na system – od księgowania i rozliczeń ZUS po kadry, płace i obsługę deklaracji. Im więcej podmiotów obsługuje biuro, tym większe znaczenie ma możliwość wielokrotnego wykorzystania tych samych mechanizmów, a zaoszczędzony czas pracownicy mogą przeznaczyć na zadania wymagające wiedzy, doświadczenia i kontaktu z klientem.
Więcej o module automatyzacja w systemach InsERT:
https://www.insert.com.pl/programy_dla_firm/moduly_dodatkowe/automatyzacja.html
Kontakt dla mediów
Marek Szklarz
PR & social media manager, InsERT S.A.
e-mail:
marek.szklarz@insert.com.pl
tel.: +48 609 857 888
InsERT jest jednym z największych producentów oprogramowania dla MŚP w kraju. Strategia firmy polega na tworzeniu programów wysokiej jakości, które jednocześnie są przyjazne w użytkowaniu. Firma InsERT sprzedała już ponad 1 milion licencji. Oferta przedsiębiorstwa obejmuje kompleksowe rozwiązania wspomagające zarządzanie, w tym także aplikacje online, począwszy od obsługi działu handlowego i gospodarki magazynowej, po programy z zakresu księgowości i finansów oraz rozwiązania przeznaczone dla działów kadr i płac. W ciągu ostatnich kilku lat producent wprowadził na rynek kolejne produkty, które intensywnie rozwija, w tym m.in. Subiekta 123 – internetową aplikację do fakturowania z prowadzeniem magazynu, InsERT nexo PRO – zaawansowaną wersję popularnych programów kompleksowo wspomagających zarządzanie, zarezerwuj.pl – internetowy system rezerwacji, rejestracji, prowadzenia wynajmu, wypożyczeń lub organizacji zajęć oraz online’ową aplikację dla gabinetów lekarskich, przychodni i klinik Lekarz PLUS.
